La Clínica de Marly S.A., como Matriz del Grupo Empresarial al que pertenece la Clínica de Marly Jorge Cavelier Gaviria S.A.S., propende por la alineación de todas sus buenas prácticas con sus subordinadas, es así como en el tema de Protección de Datos Personales – Ley 1581 de 2012, presentamos la Política para ambas Instituciones.

1. OBJETIVO:

Asegurar la preservación y confidencialidad de la información de los pacientes, familiares, empleados, médicos adscritos, clientes, proveedores y contratistas que la CLINICA DE MARLY S.A., recolecta con objeto de la prestación de los servicios de salud  de conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1074 de 2015.

Nuestra política de tratamiento de información define, los criterios para recolectar, almacenar, usar y suprimir los datos personales de nuestros pacientes, familiares, empleados, médicos adscritos, clientes, proveedores y contratistas, que se traduce en actuar con responsabilidad al momento de recopilar la información personal y proteger su privacidad, garantizar la confidencialidad de la historia clínica conforme lo señalado en la normatividad vigente. 

2. ALCANCE:

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de la Clínica de Marly S.A.,  quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales.

3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

La Clínica de Marly  S.A. es responsable del tratamiento de los datos obtenidos de sus diferentes grupos de interés. Se identifica con los siguientes datos:

Clínica de S.A. NIT : 860002541-2

Dirección Clínica de Marly S.A., tiene su domicilio en el departamento de Cundinamarca, y su sede principal se encuentra ubicada en la Calle 50 #9- 67 Bogotá.

Correo electrónico protecciondedatos@clinicademarly.com.co

Teléfono 3436600

Página web www.clinicademarly.com.co

5. TRATAMIENTO Y FINALIDAD:

5.1 Finalidades para el tratamiento de datos de pacientes:

a) Adecuada prestación de servicios asistenciales.

b) Orientación de servicios y demás procedimientos médicos y/o quirúrgicos que sean requeridos para la atención del paciente.

c) Agendamiento de cita médicas, exámenes diagnósticos, terapias, etc.

d) Contactar al titular para el diligenciamiento de la encuesta de satisfacción de servicios y atenciones prestadas. 

e) Contestación, gestión y seguimiento a solicitudes de mejoramiento, contenidas en las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Agradecimientos – PQRS.  

f) Envió de historia clínica, siempre que se haya surtido el proceso de solicitud de la misma, dispuesto en la página web de la Institución.

g) Envío de resultados.

h) Enviar notificaciones de cambios o mejoras en productos y/o la prestación de servicios y publicidad sobre los mismos, de acuerdo con la legislación aplicable, así como enviar información de revistas o temas del sector salud que consideremos puedan ser de su interés.

i) Gestión de autorizaciones de servicios de salud.

j) Para fines administrativos tales como: facturación, auditoria y contabilidad.

k) Obtener datos fundamentales para la investigación clínica y epidemiológica.

l) Gestión del Riesgo en Salud.

5.2 Datos de Contratistas y Proveedores:

a) Para invitarlos a participar en procesos de selección.

b) Gestionar el cumplimiento de las obligaciones legales que involucren datos de los proveedores

c)Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros servicios y alianzas

d) Mantener una comunicación efectiva de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el Proveedor Titular de la Información.

e) Así mismo realizar todas las actividades o gestiones asociadas a su desarrollo.

f) Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presenten en desarrollo de los vínculos contractuales con el Proveedor Titular de la Información.

e) Hacer entrega de los datos personales a las autoridades nacionales que los soliciten en ejercicio de sus funciones.

g) Acudir a otras fuentes de información cuyo acceso esté contemplado en las normas aplicables o hayan sido expresamente autorizado por la compañía, con el fin de verificar que los datos que fueron suministrados ante la CLÍNICA DE MARLY S.A. son veraces, completos, exactos y actualizados. Así mismo acudir periódicamente a dichas fuentes de información en aras de actualizar y completar dicha información.

h) Realizar actividades de mercadeo, facturación, cobranza, recaudo, verificaciones para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.

5.3 Datos de Empleados:

a) Administrar información de empleados.
b) Realizar procesos de capacitación.
c) Llevar a cabo la gestión de estadísticas internas
d) Realizar análisis de perfiles.
e) Adelantar los procesos respectivos de contratación de personal.
f) Llevar a cabo el control de horario.
g) Promover la formación de personal.
h) Desarrollar los procedimientos y actividades asociados a la gestión de nómina.
i) Desarrollar los procedimientos y actividades asociados a la gestión de personal.
j) Desarrollar los procedimientos y actividades asociados a la gestión de trabajo temporal.
k) Pagos de nómina, otorgamiento de beneficios, evaluaciones de desempeño, mejoramiento de los programas de entrenamiento, entre otros.
l) La Clínica podrá almacenar indefinidamente la información de quienes se presenten para estos procesos y utilizarla en procesos de selección de personal futuros. Por lo anterior, se entiende que quien someta a consideración su hoja de
vida, por cualquier medio, entiende y autoriza el Tratamiento que de sus datos personales.
m) Contactar a los trabajadores a través de medios telefónicos, físicos, personales y/o electrónicos (como SMS, Whatsapp, correo electrónico personal y demás medios
que así puedan considerarse) para los fines institucionales y laborales relacionados con información de la Clínica y las funciones a cargo de cada uno de los empleados.
n) Enviar información de la Clínica o que sea relevante para la institución, a través del correo electrónico personal, del número de teléfono personal o de Whatsapp. 

5.4 Datos de Accionistas
En la Clínica de Marly S.A., sabemos que la importancia y confidencialidad de los datos entregados por accionistas e inversionistas por esto queremos proteger su privacidad. En esa medida, como parte de las actividades de actualización de datos de nuestros accionistas y en general para el desarrollo de las diferentes actividades le será requerida la entrega de datos personales y de contacto, frente a lo cual, cumpliendo con la normatividad legal vigente de protección de datos personales, agradecemos la aceptación a la autorización de tratamiento de los mismos. La información recopilada será incorporada dentro de las bases de datos propias de la Clínica con el fin de:
a) Convocatorias.
b) Pago de dividendos.
c) Enviar información que se considere de interés a través de correos electrónicos.
d) Mantener contacto con nuestros accionistas.
e) Compartirla con terceros que colaboran con la entidad en la elaboración y entrega de información, los cuales para el cumplimiento de sus encargos deben acceder
en alguna medida a la información estando igualmente sujetos a las obligaciones de confidencialidad, manejo de la información y protección de datos personales a
las que está sujeta esta entidad.
f) Los datos personales y de contacto solicitados serán conservados en la base de datos de la Clínica siendo tratados mientras se conserve una relación de tipo contractual o legal con el accionista titular de la información, y en todo caso por un periodo máximo de cincuenta (50) años una vez finalizada tal relación con el único fin de atender solicitudes de autoridades y/o fines estadísticos.

5.5 Datos recolectados a través del sitio web, canales de comercio electrónico y canales digitales.
La Clínica de Marly S.A., a través de su sitio web, tienda virtual y demás canales digitales, podrá recolectar y tratar datos personales como nombre, identificación, teléfono, correo electrónico, dirección de envío, información transaccional procesada mediante pasarelas de pago seguras, historial de compras, preferencias, así como datos de navegación obtenidos mediante cookies y tecnologías similares.

Estos datos serán utilizados para:
a. Procesar, gestionar y despachar pedidos realizados en la tienda virtual y demás canales digitales.
b. Gestionar pagos, facturación, soporte y atención al cliente.
c. Enviar confirmaciones, notificaciones y comunicaciones necesarias para la ejecución de la transacción.
d. Analizar el uso del sitio web, mejorar la experiencia del usuario y optimizar contenidos, productos y servicios.
e. Realizar segmentación, análisis de consumo y estudios relacionados con la operación digital.
f. Enviar comunicaciones comerciales, novedades y promociones cuando el titular haya otorgado la autorización correspondiente a través del sitio web u otros
mecanismos válidos.
g. Utilizar herramientas de publicidad digital para mostrar contenido o anuncios relevantes al usuario.

El uso del sitio web implica la aceptación del uso de cookies y tecnologías similares para fines funcionales, analíticos y comerciales. El usuario podrá administrar dichas
tecnologías desde la configuración de su navegador. 

6. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

La Clínica de Marly S.A., solicitará de manera previa, expresa e informada, la autorización por parte de los titulares de los datos personales; esta manifestación de voluntad del titular se dará por escrito, diligenciando el formato de autorización para el tratamiento de datos personales establecido por la Institución FT-DE-003. Para los empleados, la Institución solicitara la autorización por escrito para el tratamiento de datos personales, verificación de títulos académicos y uso de medios personales, a través del diligenciamiento del formato FT-RH-040.

Autorización tratamiento de datos niños, niñas y adolescentes:
La Clínica de Marly S.A., recolecta datos de menores de edad para fines administrativos, legales y la correcta y oportuna prestación de servicios asistenciales.
En el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. 

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS:

El Derecho Fundamental al Habeas Data, faculta al titular de la información a:
a. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
b. Conocer, actualizar y rectificar los datos personales sobre los cuales Clínica de S.A., está realizando el tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
c. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
d. Ser informado por la Clínica de Marly S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
e. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
f. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
g. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.

8. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:
El Oficial de Protección de Datos, es el funcionario que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.
Los Titulares de datos personales deben radicar sus consultas peticiones o reclamos en la oficina de atención al cliente ubicada en las instalaciones de la Clínica en la Calle 50 #9- 67 en Bogotá, o enviar correo electrónico a: protecciondedatos@clinicademarly.com.co.

9. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA:
El cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, la Clínica de Marly S.A., presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:
Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
• Nombre completo y apellidos.
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
• Medios para recibir respuesta a su solicitud.
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
• Firma (si aplica) y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atender el reclamo dentro de dicho término La CLÍNICA DE S.A., informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se le deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales 

En caso de que el titular de la información solicite acceso a imágenes y/o videos donde se capture su información; la duración de almacenamiento es de 12 (doce) días calendario, una vez transcurrido este tiempo, dicha información es eliminada. Por lo anterior, la Institución verificará que la información aún se encuentre almacenada.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

El derecho de habeas data, otorga a su Titular las siguientes facultades:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
e) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

11. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS.

La Gerencia de la Clínica de Marly S.A, designará un Oficial de Protección de Datos, que tendrá a cargo las siguientes funciones:
– Velar porque todos los Datos Personales recolectados cuenten con la respectiva autorización de su Titular.
– Promover una cultura de protección de datos dentro de la Organización.
– Mantener un inventario de las Bases de Datos que contengan Datos Personales en poder de la Institución y clasificarlas según su tipo.
– Registrar las Bases de Datos de la organización en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) y actualizar el reporte atendiendo a las instrucciones emitidas por la SIC.

12. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES.

El titular de los datos Personales podrá conocer, actualizar, rectificar y suprimir los Datos Personales suministrados; así mismo, podrá conocer sobre el uso que se le ha dado a sus Datos Personales, pedir prueba de los mismos y revocar la autorización dada a la Clínica de Marly S.A. Todo lo anterior, a través de los siguientes canales dispuestos para dicho efecto:

– Mediante comunicación electrónica, a través del correo electrónico protecciondedatos@clinicademarly.com.co.
– Mediante comunicación física. Los Titulares de datos personales pueden radicar sus consultas peticiones o reclamos en la oficina de atención al cliente ubicada en las
instalaciones de la Clínica en la Calle 50 No 09-67 en la Ciudad de Bogotá.

Para efectos de la atención de quejas, peticiones o reclamos, se seguirá el siguiente trámite: 

a. Consultas: El Oficial de Protección de Datos, debe atender las consultas en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha que se recibió la misma, el cual se podrá prorrogar por un término máximo de ocho (8) días hábiles, cuando no fuere posible atender el reclamo dentro del término inicial.

b. Reclamos: El Titular o causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a la Clínica el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

c. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamiento o al Oficial de Protección de Datos, por escrito que se radicará en la Oficina de Atención al Cliente ubicada en las instalaciones de la Clínica en la Calle 50 No 09-67 en la Ciudad de Bogotá, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, la Clínica de Marly S.A, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

ii) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

iii) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

iv) El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

d. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a la Clínica de Marly S.A, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Si vencido el término legal respectivo la Clínica de Marly S.A, no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.
No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

e. Solicitud de Imágenes o videos: En caso de que el titular de la información solicite acceso a imágenes y/o videos donde se capture su información, La Institución verificará que la información aún se encuentre almacenada, de acuerdo con lo establecido en la política de protección de datos personales – MA-DE-008.

9. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS.

9.1 Cláusula de Confidencialidad.

Los trabajadores, clientes, proveedores y en general, cualquier personal de la Institución o delos Encargados, que pueda llegar a tener acceso a la información personal almacenada en archivos físicos y/o electrónicos, se deberán regir bajo una cláusula de confidencialidad mediante la cual se les prohíba de manera expresa divulgar cualquier información que conozcan (para efectos del presente Manual, Datos Personales), en virtud del contrato bajo el cual se encuentren vinculados a la Institución.

9.2. Bases de Datos Electrónicas.

Para estas bases de datos deben implementarse, como mínimo, los siguientes controles:
– El acceso físico a las máquinas donde están alojadas las bases de datos debe estar restringido, permitiendo el ingreso únicamente a los ingenieros del departamento de sistemas y los proveedores especializados con acompañamiento, previa autorización de la jefatura de sistemas, dirección administrativa ó gerencia.

-El perfil de administrador debe estar restringido únicamente a los funcionarios del departamento de sistemas responsables de administrar el sistema gestor de bases de datos.

-No debe otorgarse acceso a los usuarios finales directamente en la base de datos (todo se accede por medio de aplicación).

-Las bases de datos deben encontrarse en un lugar seguro, con condiciones ambientales adecuadas para el buen funcionamiento de los equipos y protegidos por mecanismos de control de acceso físicos y lógicos.

9.3. Bases de Datos Físicas.

Para estas bases de datos deben implementarse, como mínimo, los siguientes controles:

– El acceso físico a las áreas donde reposan las bases de datos físicas debe estar restringido, permitiendo el ingreso únicamente a personal autorizado. Las visitas de
terceros al área de las bases de datos físicas deberán ser autorizadas previamente por el responsable del área y estar acompañadas por el personal designado para dicho
efecto.

– La autorización para consultar la información de las bases de datos físicos debe ser otorgada por el administrador de la base de datos.

– Debe prohibirse el ingreso y consumo de alimentos sólidos y líquidos en las áreas en las cuales se encuentren las bases de datos físicas.

– Las bases de datos físicas deberán permanecer bajo llave o disponer de esquemas de seguridad apropiados que impidan el acceso a personal no autorizado.

– Debe prohibirse el ingreso de elementos que permitan registrar y/o capturar la información que reposa en los documentos.

– El encargado de la base de datos deberá dejar constancia de todos los ingresos, consultas, retiros y devoluciones de documentos en una bitácora.

10. VIGENCIA DE LA POLÍTICA.
La presente política entra en vigencia a partir del 12 de diciembre de 2025.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.